”Jeg kunne faktisk ikke få armene ned”

30 deltagere var i november og december med på Inspiring Denmarks kursusforløb ASPIRE 2018. Fokus var denne gang den gode konference – før, under og efter.

Tilrettelagt med oplæg fra eksperter og casearbejde var ASPIRE et mix af teori og praksis. Deltagerne fik derfor både viden, inspiration og konkrete værktøjer til at lette deres arbejde. De tre dage havde hver deres fokus – før, under og efter. Det grundige arbejde før en konference kan blive lidt overset, men er ikke desto mindre meget, meget vigtigt.

.

”Det er den der logistik, vi skal have styr på”

Dorte Raalskov er marketingskoordinator i Arla Foods og deltog for første gang i ASPIRE. Hun havde sagt ja tak, fordi hun så det som muligheden for at få gode redskaber til at lede projekter og events.

”Det er tankevækkende, at så stor en del af arbejdet faktisk ligger før eventen. Kommunikationsdelen er vigtig her. Hvem er målgruppen? Hvad er deres behov? Hvad skal de have med sig fra konferencen? Hvad skal vi kommunikere ud. Hvor meget skal de vide? Det er alt sammen supervigtige overvejelser inden en konference, som jeg nu er opmærksom på,” siger Dorte. Hun fremhæver også de fif, hun har fået til at arbejde med den gode invitation.

”Hvordan er det lige, vi gør folk nysgerrige? Vi konkurrerer jo med andre om folks tid.”

.

Læg en god plan

Noget af det, der var fokus på, var netop at få opbygget en god drejebog over de ting, man skal sætte i værk. Pernille Dahl Kragh er institutsekretær på Institut for Design & Kommunikation på SDU i Kolding. En af hendes opgaver er at planlægge konferencer og andre arrangementer internt på universitetet.

”Planlægningsmodulet, der handlede om det, man skal gøre før en konference, var det bedste. Her tror jeg, at ret mange glipper. Det handler både om at være specifik på key notes, catering, busser, guidelines og have skrevet alle telefonnumre ned. Få skrevet til de involverede, hvad vi aftaler, så alle er med på, hvad der skal ske her. Det er den der logistik, vi skal have styr på,” siger Pernille.

Både Dorte og Pernille nævner dog også highlights fra modulerne, der handlede om, hvad man skal være opmærksom på under og efter konferencen.

”Det der med at tegne i stedet for at skrive et mødereferat var interessant. Det var interessant og nyt at finde sin indre Jørgen Clevin frem. På ret kort tid fik vi en god introduktion til, hvilke symboler man kan tegne. Og folk var mere kreative end de faktisk troede, de var. Den gode snak åbnede op for en masse ting,” siger Dorte.

”Vi har ikke en tradition for at evaluere vores konferencer. Jo, på det faglige, men ikke på det overordnede plan. Og vi har nogle begrænsninger, fordi vi holder de fleste konferencer internt på universitetet. Det vil være godt med tilbagemeldinger omkring, hvordan konferencedeltagerne oplever det,” siger Pernille.

.

Netværk, netværk, netværk

Et 3-dages kursus er oftest noget, som foregår på samme sted. Sådan var det ikke med ASPIRE, der foregik på tre forskellige lokationer; NYBORG STRAND, Odense Congress Center og LEGOLAND® Hotel & Conference.

Man tager en masse med sig. God motivation. God energi.

”Det var rigtig fint at hoppe fra hotel til hotel, så vi som konferencearrangører får set noget, vi måske ellers ikke ville have set. Jeg har fx aldrig været på LEGOLAND® Hotel & Conference. Vi er måske tilbøjelige til at tænke Fyn, men det kunne godt være, at vi skulle tage til Billund næste gang. Så er der også alt det med AV-udstyr, og hvordan vi vælger det rigtige. Nu har jeg en ide om, hvor jeg kan få hjælp,” siger Pernille.

”Den energi, der summer på stedet, den er guld værd. Man tager en masse med sig. God motivation. God energi. Og bare det at snakke med andre fra andre brancher. Man får en masse feedback at arbejde videre med. Jeg kunne faktisk ikke få armene ned bagefter,” slutter Dorte.

.


 

FAKTA

Inspiring Denmark er den syddanske organisation for udvikling af erhvervsturisme. Vi arbejder for at tiltrække internationale konferencer til Syddanmark i samarbejde med blandt andet forsknings og uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og kommuner. Læs mere om Inspiring Denmarks arbejde her.

De tre venues for ASPIRE er alle medlem af Inspiring Denmarks netværk. Læs mere om partnerskabsaftalerne her eller besøg et af de tre venues:

NYBORG STRAND

OCC – Odense Congres Center

LEGO Hotel & Conference