Katrine sætter farver og former på konferencen

Du har måske hørt om vores budmateriale – også kaldet bids. Bag næsten alle vores bud sidder vores grafiske koordinator Katrine, der samler information, fakta, stemning og identiteter til ét komplet produkt, der kan være begyndelsen på en konference.

Katrine Gammelgaard Nielsen udvikler hver dag nyt grafisk materiale til konferencer. Nogle dage er det budmateriale, så nye konferencer kan vindes til Syddanmark. Andre dage er det materiale til at skaffe deltagere til konferencer.

”Hvis et bud er sat pænt op, kan det gøre, at buddet stikker lidt ud i forhold til de andre. Derfor er det vigtigt, at det præsenterer sig godt, kort og præcist. Hvordan man forventer, at det er i den by, konferencen skal holdes i,” forklarer grafikeren, der har været en del af Inspiring Denmark siden 2012.

.

At ville være vært

Et bud er en tilkendegivelse af, at en forsker, læge eller organisation ønsker at være vært for en konference. Buddet vil indeholde information om, hvad den potentielle vært forventer at have på konference rent fagligt, et forslag til program og en række støttebreve.

”Vi understøtter med info om, hvad man kan opleve i værtsbyen, og hvad der kan gøre konferencen spændende ud over det faglige indhold. F.eks. hvad konferencen kan tilbyde af ture, noget om, hvor de kan overnatte og transportmuligheder,” fortæller Katrine Gammelgaard Nielsen. ”Og hvis de ville blive et par dage mere, så lidt om, hvad de ellers kan opleve i Syddanmark.”

Et bud skabes ud fra farver, stemning, tema, tekst og ønsker til øvrigt indhold. Med de byggesten skaber Katrine Gammelgaard Nielsen det endelige produkt, hvor billeder, former og opsætning skaber en sammenhæng; ”Nogle gange vil de gerne lægge sig op ad en festival – så gør jeg det til et gennemgående tema.”

.

At vække interessen for konferencen

”Udover buddene arbejder jeg med delegate boosting. Det handler om at lokke folk til konferencen, præsentere dem for materiale, der gør, at de får lyst til at læse mere og forhåbentlig komme med,” forklarer Katrine Gammelgaard Nielsen. ”Det kan være alt fra flyers, præsentationer, bannere, og first og second announcements.”

En announcement fungerer som ”save the date”, med en teaser for konferencen. I second announcement er programmet på plads, og den indeholder mere information om, hvad man kan opleve i destinationen, overnatningsmuligheder og andre praktiske informationer.

Katrine Gammelgaard Nielsen er derfor også glad for de alternative materialer til konferencer: ”Bud har ét formål og skal ét sted hen; en komite der skal sige go eller no go. Delegate boosting-materialer kan både kan blive delt ud på messer, sendes ud til folk eller noget tredje.

Der er mange flere overvejelser i forhold til formen af de materialer,” forklarer hun smilende. ”Hvis du står på en messe, er det meget sjovt at have en hjerneformet flyer – så stikker den lidt ud. Der kan vi lidt bedre lege med formen og præsentationen og skabe opmærksomhed.”

.

At fænge, fange og vinde

I udformningen af materialerne arbejder Katrine Gammelgaard Nielsen tæt sammen med Inspiring Denmarks projektledere. I deres dialog med konferenceværten finder de frem til behov, emne og ønsker. Derefter taler projektlederen med Katrine Gammelgaard Nielsen, der løber videre med bolden.

”Jeg får at vide, hvad emnet er og kigger så på, hvilken organisation det skal henvende sig til. Jeg kigger blandt andet på farverne, så der kan komme genkendelighed. Hvis de bruger gul og blå, tager jeg udgangspunkt i det for at skabe den der forbindelse,” fortæller hun.

Ofte har en konferencekomite en række krav til indhold. Sammen med projektlederen lægges der en plan, så dette kan flettes ind og præsenteres på en pæn måde.

”Den budform, vi arbejder med, ville værten sjældent selv have sendt afsted. De vil gerne fortælle mange ting, og de er vant til at gøre det med ord. Her kan vi komme ind og hjælpe dem med at udtrykke sig gennem farver, former og billeder. Det gør, at de skiller sig ud fra mængden af fagkolleger,” fortæller Katrine Gammelgaard Nielsen. ”Værterne føler sig ofte stolte og glade for det, og det kan måske motivere dem endnu mere.”

.

Farven, der gør forskellen

Selvom hvert enkelt bud bygges op fra bunden, ligner mange bud i sidste ende hinanden, da der er nogle bestemte krav fra foreningernes side. Derudover er der også en usikkerhed forbundet med at stikke for meget ud.

”De vælger ofte farven blå, da den har en historik med at være det seriøse valg. Farven forbindes jo med følelser som tillid, loyalitet, og så virker den beroligende,” forklarer Katrine Gammelgaard Nielsen. ”Ofte har det dog ikke den store betydning. Hvis noget er en anden farve, får det ofte mere opmærksomhed. Vores værter har hvert fald ofte fortalt, at de får positive kommentarer på, at deres materiale har en anden farve – både fra komiteer, fagkolleger og deltagere på konferencen. De ser jo altid blå materialer – det er godt at skille sig ud i den her verden.”

Katrine Gammelgaard Nielsen husker særligt filosofikonferencen SOPHIA i 2018 på Syddansk Universitet. Sammen med Project Manager Morten Olstrup udviklede hun et bud, hvor værterne lagde op til at udfordre formatet.

”Det hele var mere legende, fordi det omhandlede børn, og det gav mig nogle flere grafiske muligheder. Selvom det var datadrevet, var det også et meget blødt felt, og de har fokus på udvikling gennem leg,” fortæller Katrine Gammelgaard Nielsen. ”Farven var en frisk orange, billederne var lyse og varme, og derudover blev der tegnet briller og overskæg på et billede og sat ind i buddet. Hvor tit får man lige lov til det?”

.

Et godt samarbejde skaber flotte resultater

En anden vært, som Katrine Gammelgaard Nielsen nyder at arbejde sammen med, at forskeren Oliver Niebuhr fra Syddansk Universitet i Sønderborg: ”I buddet på konferencen SEFOS her i år har vi kørt med naturfarver og et afdæmpet, lyst skandinavisk look. Det er meget moderne og gjort rigtigt kan det blive super flot.”

Katrine Gammelgaard Nielsen sætter pris på at kunne dykke ned i de mange verdener, der kommer forbi hendes computer. Alt fra kvindesygdomme til robotter bliver udfordret med former, farver og sat sammen med støttebreve fra borgmestre til opfordringer om at udforske Bridgewalking.

At konferenceværten er glad for produktet, er dog det, der gør forskellen: ”Jeg har lavet bannere og plakater for flere af vores værter, som de har hængende på kontoret bagefter. Det gør mig glad, at de bliver så glade for vores arbejde. Og det er rart at kunne sætte sit præg på deres.”


FAKTA

Inspiring Denmark er den syddanske organisation for udvikling af erhvervsturisme. Vi arbejder for at tiltrække internationale konferencer til Syddanmark i samarbejde med blandt andet forsknings og uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og kommuner. I 2019 har vi fokus på nyskabende og nytænkende konferenceprogrammer.

.