Klog på konferencer

Evaluering med deltagere og værter hjælper Inspiring Denmark til at blive endnu bedre til at rådgive, og de syddanske mødesteder og byer til at målrette deres produkt.

 757. Så mange konferencedeltagere har i løbet af 2017 givet tilbagemelding på deres konferenceoplevelse i den konferenceevaluering, som Inspiring Denmark har lavet i samarbejde med værter for fem syddanske konferencer.

Det er naturligvis helt afgørende, at vi får feedback fra vores internationale mødedeltagere. Derfor evaluerer Inspiring Denmark sammen med værterne på de konferencer, som vi har været med til at tiltrække til regionen. Det giver os endnu bedre forudsætninger for at markere Syddanmark som en attraktiv destination, forklarer Project Manager hos Inspiring Denmark Morten Olstrup, der er koordinator på evalueringerne.

 

Fx erklærer deltagerne sig yderst tilfredse med faciliteter på både møde- og overnatningssteder. Ligeledes fortæller langt størstedelen, at de har fået et positivt indtryk af værtsbyen. Positivt er det også, at transport mellem fx lufthavn og værtsbyen ikke udgør noget særligt problem. Deltagerne vil være glade for at undgå for meget transport i løbet af konferencen fx mellem hotel, mødesteder, receptioner og middage – men føler ikke at transporttiden til og fra lufthavnen som en udfordring.

 

Viden omsættes til praksis

Det er ikke kun konferencedeltagerne, der bliver evalueret. Ud over den løbende face-to-face-dialog mellem Inspiring Denmark og konferenceværterne har værterne udfyldt et spørgeskema om Inspiring Denmarks support. 15 værter, der har afholdt konferencer i 2017, har deltaget. Størstedelen noterer især at have stor gavn af Inspiring Denmarks rådgivning om hoteller, mødesteder og oplevelser såvel som den grafiske udarbejdning af bids og announcements.

De primære grunde til, at de påtager sig værtskab, er især for at skabe og dyrke internationale netværk og sætte internationalt fokus på deres forskning, fagområde, arbejdsplads og Syddanmark.  

 

– Evalueringen giver os et klart billede af, hvor vi især kan gøre en forskel for konferenceværterne, både i budfasen såvel som når konferencen er tiltrukket. Den viden omsætter vi nu til praksis, når vi mødes med værterne og vores samarbejdspartnere på hoteller og mødesteder, siger Morten Olstrup.