Ambassadør arrangement – oplægsholder Ivan Brandslund

Grill, galla og fællessang på åen

Nøglen til en succesfuld kongres ligger ofte i de overraskende events, som værten vælger at planlægge for gæsterne. Det mener den erfarne kongresvært Ivan Brandslund, der er professor og laboratoriechef på Vejle Sygehus

– Kongresdeltagere husker sjældent det faglige indhold på en kongres, fordi det skifter hele tiden. Til gengæld husker de en sjov eller anderledes event. I 1980 var jeg med til at starte en skandinavisk kongres i Odense, hvor jeg foreslog en sejltur på Svendborgssund og aftensmad på Valdemar Slot. Når jeg møder dem, der var med dengang, taler de stadig om sejlturen med havblik og smukt vejr.

Sådan siger Ivan Brandslund, der var kongresvært for første gang i 1979. Lige nu står han midt i forberedelserne til en ny kongres i juni 2016, ”Nordic Congress in Clinical Biochemistry”. Selvom denne først løber af stabelen om halvandet år er han som vært allerede langt i forberedelserne – også hvad angår sociale events.
– Kongressen laver vi i Odense, som har to unikke ting at byde på. Det er sejlture på Odense Å, og Den Fynske Landsby. Derfor skal kongresdeltagerne selvfølgelig lære sangen ”Vi sejler op ad åen”, så de kan synge med, når vi tager dem med ud at sejle på Odense Å. De skal også i Den Fynske Landsby, hvor vi arrangerer grillaften i spektakulære omgivelser, fortæller Ivan Brandslund.

Middag blandt rejseudstyr og lokomotiver
Beslutningen, om hvor kongressens gallamiddag skal afholdes, er også allerede taget. Og valget er faldet på et utraditionelt sted.
– Vi skal spise på Jernbanemuseet i Odense blandt gamle remiser, tog, uniformer og værktøj. Det giver festmiddagen et ekstra krydderi at opleve 150 års jernbanehistorie og har dertil den fordel, at museet ligger tæt på deltagernes hotel, så de kan gå hjem, når de har lyst. Noget af det, jeg har lært i årenes løb, er, at ingen har lyst til at stå og vente på en bus klokken 23, når de har spist og drukket godt. Så vil man bare gerne hjem i seng, siger han.

Faglighed frem for alt
Selvom spændende events kan være afgørende for en god og vellykket kongres, har det faglige dog altid førsteprioritet, påpeger Ivan Brandslund. Og når det ifølge ham er nødvendigt at starte med planlægningen af en kongres, allerede to år inden den finder sted, har det flere årsager.
– Det er vigtigt i god tid at få lagt billet ind hos de bedste og dygtigste oplægsholdere på det fagområde, der danner udgangspunkt for kongressen. Derudover skal man have samlet sit hold i god tid, fordi det skal begynde at tænke anderledes end til hverdag. Man skal lave research, søge litteratur og tage til andre kongresser. Jeg har selv været til tre kongresser i foråret og tre i efteråret, som jeg har brugt til at finde mulige emner og til at se på hvilke områder, der er i udvikling, siger Ivan Brandslund.

Vis verden, hvad I kan
Han fremhæver, at rollen som kongresvært også giver gode muligheder for udvidelse af ens faglige netværk, ligesom det ligger lige for at benytte kongressen til at præsentere egen ny forskning eller resultater.
– Vi vil selvfølgelig gerne gøre omverden opmærksom på vores nyeste opfindelser. Hos os har vi for eksempel lige udviklet verdens første robot, som kan sætte laboratorieprøver ind i minus 80 grader. Alle andre er hidtil stået af ved minus 20 grader. Den arbejder vi med at få bygget færdig til en kongres, der afholdes allerede i 2015, siger han.

Der er meget at planlægge, når man er kongresvært, og Ivan Brandslund selv nedsætter gerne en arbejdsgrupppe på 10 til 15 mand – afgørende er det, at alle faglige områder kan dækkes ind af personer i arbejdsgruppen. Endelig er det en hjælp også at kunne uddelegere opgaver til Inspiring Denmark.
– De har til den kommende kongres været en god hjælp i forhold til design og fremstilling af flyers. Ligesom de har holdt kontakten og skabt forbindelser til noget af alt det praktiske, så vi kan holde kongressen uden at blive ruineret, siger Ivan Brandslund.